Das optimale Bewerbungsgespräch

Wie bereitet man ein Bewerbungsgespräch vor?

Das Bewerbungsgespräch dient Ihnen als Arbeitgeber nicht nur dazu, passende Kandidat:innen zu finden. Es ist gleichzeitig eine Art Marketing für Ihr Unternehmen – schliesslich wird der Verlauf des Vorstellungsgesprächs immer öfter auf Arbeitgeberbewertungsportalen oder verschiedenen Social-Media-Kanälen öffentlich geteilt. Damit das Gespräch erfolgreich verläuft, ist die eingehende Vorbereitung unausweichlich. Selbstverständlich sollten Sie das Anschreiben des Bewerbenden vor Beginn nochmals aufmerksam durchlesen, sich den Lebenslauf einprägen und daraus resultierende Fragen vorbereiten. Darüber hinaus geht es jedoch auch darum, strukturelle Voraussetzungen für das Vorstellungsgespräch zu schaffen. 

Die Voraussetzungen unterscheiden sich abhängig davon, ob das Gespräch remote oder vor Ort stattfindet. Bei letzterem zählt unter anderem, einen freien, gut durchlüfteten Raum vorzubereiten, der nicht nur sauber ist, sondern ausreichend Stühle für alle Beteiligten bereithält. Gehen Sie die Sitzordnung durch: Bei einem Bewerbungsgespräch zu dritt ist es ratsam, über die Ecke eines Tisches zu sitzen. Ansonsten erinnert die Situation zu sehr an eine Prüfung. Bei einem Gespräch zu zweit können Sie sich ruhig gegenüber platzieren. Achten Sie zudem darauf, dass alle nötigen Bewerbungsunterlagen sowie Stift und Block bereitliegen, Wasser, Kaffee und Co. vorhanden sind und alle beteiligten Kolleg:innen bereit und vorbereitet für das Gespräch sind.

Ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch führen 

Bewerbungsgespräche lassen sich in fünf Phasen unterteilen. Phase eins ist die Begrüssung – da zählt natürlich der erste Eindruck. Sorgen Sie für einen guten Start, in dem Sie eine angenehme Atmosphäre und einen sanften Einstieg schaffen und sich sowie gegebenenfalls Ihre Kolleg:innen vorstellen. Dazu gehören auch die jeweilige Position und das Aufgabengebiet. So wird deutlich, warum der Kollege oder die Kollegin dabei ist. Smalltalk ist ein guter Einstieg in das Vorstellungsgespräch. Dies baut eine allfällige Nervosität auf Seiten des Bewerbenden ab. Anschliessend ist es hilfreich, den Ablauf des weiteren Gesprächs zu erläutern, bevor das eigentliche Bewerbungsgespräch startet.

In Phase zwei geht es um das Wichtigste: das Interview. Ziel davon ist es, ohne weitere Fragen aus dem Gespräch zu gehen und zu wissen, ob der Bewerbende zum Unternehmen passt. Es gibt die Möglichkeit, ein freies Interview ohne Leitfaden zu führen, bei dem die Auswertung des Gesprächs nach Bauchgefühl erfolgt. Im Gegensatz dazu wird bei einem strukturierten Interview ein Fragebogen systematisch und strukturiert abgearbeitet. Dabei werden allen Bewerbenden dieselben Fragen in derselben Reihenfolge gestellt. Dies ermöglicht eine objektivere Beurteilung aller Beteiligten. In einem strukturierten Bewerbungsgespräch sollten Sie Fragen nach einem zuvor definierten Schema stellen, die die Kompetenzen, Stärken und Schwächen der eingeladenen Person herausstellen – diese sollte sich jedoch nicht wie in einem Verhör fühlen. Idealerweise achten Sie dabei darauf, wie sich die Person in bestimmten Situationen verhält. Heben Sie sich von anderen Unternehmen ab, indem Sie keine Standardfragen stellen und führen Sie einen Dialog auf Augenhöhe. Lassen Sie dabei Platz für Fragen Ihrer Kolleg:innen oder des Bewerbenden, hören Sie zu, seien Sie ehrlich und fragen Sie bei Bedarf nach. Damit Sie einen direkten Vergleich zu anderen Talenten ziehen können, sollten Sie allen Bewerbenden dieselben Fragen stellen, die je nach Verlauf des Gesprächs natürlich erweitert werden können. Unser Interviewleitfaden zum Downloaden hilft Ihnen dabei, ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch zu leiten.

Bewerbungsgespräch leiten: Unternehmensvorstellung, Rückfragen und Abschluss

Sind keine Fragen mehr offen, geht es in Phase drei an die Vorstellung des Unternehmens. Bleiben Sie ehrlich und gehen Sie auf aktuelle Aufgaben, die Position, Herausforderungen, Bereiche, das Team, zukünftige Vorgesetzte, Hierarchien und Weiterbildungsmöglichkeiten ein. Informationen zum künftigen Arbeitsplatz und zu den Kollegen und Kolleginnen sollten ebenfalls nicht fehlen. Anschliessend ist in Phase vier der Bewerbende wieder an der Reihe – Rückfragen sollten Sie ehrlich und offen beantworten. Hierbei kann es auch zu kritischen Nachfragen kommen. Bleiben Sie ruhig und nehmen Sie sich Zeit, um passende Antworten zu finden. 

Damit kommt das Bewerbungsgespräch zum Ende. Klären Sie den Bewerbenden in Phase fünf über den weiteren Verlauf auf: Wann ist mit einer Rückmeldung zu rechnen? Was sind die nächsten Schritte? Geben Sie ausserdem Auskunft darüber, wann Sie formale und vertragliche Rahmenbedingungen für die Position klären möchten. Hierzu gehören Arbeitsbeginn, Wochenstundenzahl, die Dauer der Beschäftigung und gegebenenfalls die Verhandlung des Gehalts.

Die Nachbereitung des Bewerbungsgesprächs

Anschliessend geht es um die Auswertung des Vorstellungsgesprächs. Dabei helfen die während des Gesprächs aufgezeichneten Notizen: Wo liegen Potenziale? Was war besonders gut, was nicht, was war vielleicht sogar ein No-Go? Bei der Entscheidung hilft die Meinung der beteiligten Kollegen und Kolleginnen, die eigene Intention spielt eine ebenso wichtige Rolle. Ein zweites Gespräch oder ein Probearbeitstag können zusätzlich helfen. Wichtig ist, dass Sie alles, was Sie im Bewerbungsgespräch zugesagt haben, auch einhalten. Lassen Sie den Bewerbenden also möglichst zügig eine Zu- oder Absage zukommen und seien Sie im Entscheidungsprozess ehrlich und transparent. So bleiben Sie den Kandidaten und Kandidatinnen als Unternehmen in guter Erinnerung – auch wenn es am Ende nicht zu einer Zusammenarbeit kommt.

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