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Refline Success Story: Interview Nahrin

Rekrutierung digitalisieren: Wie die Schweizer Firma Nahrin ihren Rekrutierungsprozess mit der E-Recruiting Software Refline mühelos transformiert und optimiert hat

Zahlreiche Unternehmen stehen vor der Herausforderung, den Rekrutierungsprozess effizienter zu gestalten. Vielen Recruitern ist es nicht unbekannt, Bewerbungen über Outlook zu empfangen, auch wenn es bedeutet, unzählige Bewerbungen täglich bearbeiten zu müssen. So verliert man schnell den Überblick und Unmengen an Zeit. So ging es auch Nahrin. Doch diese Zeiten sind passé - gemeinsam mit Nahrins HR Leiterin Aussendienst, Monika Weber, und dem HR Team wurde die E-Recruiting Software Lösung Refline eingeführt. 

Was Monika Weber, Leiterin HR Aussendienst von Nahrin an Refline besonders wertschätzt, wie den Rekrutierungsprozess nach Implementierung der Softwarelösung empfindet und welche Features ihr am besten gefallen? Diesen und weitere Fragen ist Ramona Zbik von Refline im Gespräch mit Monika Weber auf den Grund gegangen.

Monika, erzähle uns doch bitte, mit welchen Schwierigkeiten Du vor der Nutzung einer E-Recruiting Lösung zu kämpfen hattest.

Monika Weber: Ich habe alle Bewerbungen, ca. 3.000 pro Jahr, über Outlook bearbeitet. Die Übersicht zu behalten war sehr schwierig. Dazu kam, dass die Verwaltung der Bewerbungen wirklich komplex und auch kompliziert war, da wir sehr viele verschiedene Verkaufsgebiete und unterschiedliche Verkaufsleiter haben. Wenn ich mir Notizen machen wollte, musste ich jeweils die Bewerbungen ausdrucken. Ich arbeitete mit viel Papier.

Welche drei Hauptanforderungen hattest Du an ein E-Recruiting System?

Primär war mir eine einfache und benutzerfreundliche Handhabung wichtig. Zweitens wollte ich die interne wie auch externe Kommunikation vereinfachen. Ich wünschte mir, Dossiers einfach und unkompliziert mit den verantwortlichen Verkaufsleitern teilen zu können, und mir war auch wichtig, dass meine Notizen und die von den Verkaufsleitern für alle involvierten Personen ersichtlich sind. Vorher musste ich sie per interne Post verschicken, was natürlich ein grosser Aufwand war. 
Die allgemeine Kommunikation mit den Bewerbenden sollte effizienter verlaufen. Z. B. sollten Absagen schnell, einfach und auch terminiert versendet werden können. Absageschreiben verschickte ich vorher noch per Outlook. Ich zeigte Vanessa Hunkeler damals den tatsächlichen Aufwand.

Sie war sehr erstaunt, dass ich das alles alleine "manage". Drittens sollten alle involvierten Personen eine Übersicht über sämtliche Prozesse haben. Damit jeder weiss, wie der Stand in der Rekrutierung ist und was als nächstes zu tun ist. 

Was würdest Du sagen, unterscheidet Refline von der Konkurrenz und was war letztendlich der Hauptgrund, dass Du dich für Refline entschieden hast?

Ich habe mir 3 Tools angeschaut. Refline war für mich von Anfang an der Favorit, weil es sehr einfach in der Handhabung und auf meine Bedürfnisse angepasst ist. Es ist für Schweizer Unternehmen aufgebaut, auch die Fachausdrücke sind «Schweizerisch». Die anderen Tools sind eher Deutschland/Österreich bezogen. Ich hatte den Vorteil, dass ich eine HR-Person kenne, die bereits 3 Jahre mit Refline arbeitet und sie mir sehr positive Referenz zu Refline gab. Auch der persönliche Kontakt hat mich begeistert. Ich war überzeugt und musste nicht überlegen. 

Wie hast Du die Einführung vom Kickoff bis zum Go-live erlebt?

Die Begleitung vom Kickoff bis zum Go-live war sehr kompetent, effektiv und auf meine Bedürfnisse abgestimmt. Der Support war von Anfang an sehr professionell und ich hatte jederzeit schnell und umfassend Lösungen und Antworten. Ich arbeite jetzt 2 Jahre mit Refline. Wenn ich eine Frage oder ein Problem habe, kümmert sich meine Ansprechperson umgehend um mich. Wenn die Person abwesend ist oder besetzt, meldet sich immer zeitnah eine Stellvertretung bei mir. Einfach super!
 

"Die Begleitung vom Kickoff bis zum Go-live war sehr kompetent, effektiv und auf meine Bedürfnisse abgestimmt. Der Support war von Anfang an sehr professionell und ich hatte jederzeit schnell und umfassend Lösungen und Antworten."


Wie empfindest Du den Rekrutierungsprozess nach Implementierung der E-Recruiting Software?

Refline hat mir gesagt, dass ich bis zu 70% Zeitersparnis in der Rekrutierung haben werde. Das stimmt absolut und ich denke, dass ich sogar mehr Zeit einsparen konnte, denn mit Outlook das Bewerbermanagement zu handeln, war sehr aufwändig und zeitintensiv. Die Zusammenarbeit mit den externen Linienvorgesetzten ist unglaublich einfach und effizient. Die Prozesse konnten wir einfach gestalten und die Führungskräfte haben jederzeit und von überall Zugriff auf Refline. 

Welche Vorteile haben sich aus der Nutzung von Refline ergeben? Konntest Du deine Herausforderungen meistern?

Die Vorteile mit Refline gegenüber den Outlook-Bewerbungen sind riesig, es sind Welten. Nebst den Zeiteinsparnissen habe ich jederzeit die Übersicht wo welche Rekrutierung steht und was wer machen muss oder gemacht hat. Ich sehe, wenn sie ein Kandidat oder eine Kandidatin bereits mal beworben hat, ich sehe sämtliche Notizen von allen in der Rekrutierung Beteiligten, ich bin viel schneller mit der Kommunikation intern und extern, und das alles in Deutsch, Französisch und Italienisch. Das Tool übertrifft meine Erwartungen sogar! 
 

"Nebst den Zeiteinsparnissen habe ich jederzeit die Übersicht wo welche Rekrutierung steht und was wer machen muss oder gemacht hat."


Welches Feature gefällt Dir am besten?

Alle Module die dazu gehören oder wir noch separat dazu bestellt haben, sind top! Speziell gefällt mir natürlich die Möglichkeit meine Absagen/Eingangsbestätigungen oder sonstige Kommunikation unter «Aktion» individuell zu hinterlegen und diese mit einem Klick anzuwenden und bei Bedarf anzupassen. Die Übersicht über die Mails und deren Inhalte schätze ich sehr. Auch dass ich in einem Stelleninserat Texte schnell, einfach und selber anpassen oder ändern kann. Die Übersicht in meinen Stellen mit dem Stellencode ist super, ich sehe jederzeit wie viele Bewerbungen wir erhalten haben und kann über die Absage-Gründe einen Report erstellen. Das "Stellenmeldepflicht" Modul ist für mich sehr hilfreich. Hier gibt es eine direkte Schnittstelle zum Jobroom für die meldepflichtigen Stellen. Ich kann die neuen offenen Stellen beim entsprechenden RAV äusserst schnell und zuverlässig melden und habe jederzeit den Überblick, wann ich die Stelle veröffentlichen darf. Einfach super! Refline bietet regelmässig «Refresher Schulungen» an und sendet per Mail «Recruting Tipps», die sind immer sehr wertvoll, aktuell und interessant.  
 

"Speziell gefällt mir natürlich die Möglichkeit meine Absagen/Eingangsbestätigungen oder sonstige Kommunikation unter «Aktion» individuell zu hinterlegen und diese mit einem Klick anzuwenden und bei Bedarf anzupassen."


Wenn Du uns an Kollegen weiterempfehlen würdest, was würdest Du über uns bzw. über unsere Software berichten?

Das Unternehmen Refline, seine Mitarbeitenden sowie die Software ist wirklich sehr empfehlenswert. Ich habe es schon einige Male weiterempfohlen an Kolleginnen im HR. Ich sage ihnen immer: Wenn Du ein funktionierendes, einfach handelbares Tool suchst, Wert auf einen kompetenten Support legst und Kompetenz im HR möchtest, dann gibt es nur Refline! Und das sage ich aus voller Überzeugung!
 

Monika, ich danke Dir herzlich für das Gespräch und für deine Eindrücke zur Rekrutierung mit uns und mit der E-Recruiting Software Refline. Wir freuen uns schon auf die weitere angenehme Zusammenarbeit!

 

Zur Interviewpartnerin und Nahrin AG

Monika Weber hat bereits 22 Jahre Erfahrung im HR in verschiedenen Positionen gesammelt. Seit 6 Jahren ist sie bei Nahrin AG als Leiterin HR AD tätig. Ihre Verantwortlichkeit liegt im Recruiting und der Betreuung des gesamten Aussendienstpersonals. Jährlich erhält Nahrin ca. 3'000 Bewerbungen in diesem Bereich.

Nahrin AG stellt seit 69 Jahren feine Bouillons, aromatische Gewürze und Saucen sowie hochwertige Nahrungsergänzungsmittel in Sarnen her. Die Produkte werden von 150 Mitarbeitenden im Aussendienst an Privatkunden direkt zu Hause verkauft.