Absagen an Kandidatinnen & Kandidaten gekonnt formulieren

Oftmals unterschätzt, und doch so wahnsinnig wichtig: die professionelle und wertschätzende Kommunikation von Absagen. Auf welche Schlüsselfaktoren es dabei ankommt und entsprechende Formulierungshilfen haben wir hier für dich zusammengefasst.

 

Im Rekrutierungsprozess ist es genauso wichtig, einen positiven Eindruck bei den Bewerber:innen zu hinterlassen, wie die richtigen Talente für Ihr Unternehmen zu finden. Wer Transparenz und Wertschätzung in jeder Phase des umfangreichen Prozesses lebt, zahlt aktiv auf ein starkes Employer Branding ein. Darauf kommt es besonders an:

 

Wertschätzung als Grundprinzip

Auf einem wertschätzenden Umgang sollte der gesamte Rekrutierungsprozess basieren – das schliesst auch Absagen ein. Bewerber und Bewerberinnen investieren Zeit und Mühe, um sich auf Positionen in deinem Unternehmen zu bewerben. Auch wenn die Entscheidung nicht zugunsten des Talents ausfällt, verdient dieses dennoch Respekt und Anerkennung für das Engagement. Eine freundliche und wertschätzende Absage zeigt, dass dein Unternehmen die Bewerbung ernst genommen hat.

 

Individuelle Kommunikation

Jede Bewerbung ist einzigartig, entsprechend sollte auch die Absage individuell gestaltet sein. Vermeide generische Standardabsagen, die den Eindruck erwecken, dass du die Bewerbung kaum beachtet hast. Teile spezifische Gründe mit, warum die Person nicht ausgewählt wurde, und betone dabei die Stärken, die dir aufgefallen sind. Dies hilft den Bewerbenden, sich im Hinblick auf einen nächsten Bewerbungsprozess zu verbessern. 

 

Zeitige Rückmeldung

Bewerber und Bewerberinnen warten oft gespannt auf eine Rückmeldung. Ein zügiger Absageprozess trägt dazu bei, Unsicherheiten zu vermeiden. Verzögerungen wirken sich häufig negativ auf die Arbeitgebermarke des Unternehmens aus.

 

Wertschätzende Absagen: zwei Musterbeispiele
 

Absage nach der ersten Bewerbungsrunde

Geschätzte/r [Vorname]

Vielen Dank für das Interesse und Vertrauen, das Sie uns mit Ihrer Bewerbung und dem gesamten Bewerbungsprozess entgegengebracht haben. Wir schätzen die Zeit, die Sie in den Bewerbungsprozess investiert haben. Ihre Unterlagen haben uns sehr beeindruckt – vor allem Ihre [spezifische Stärke, z. B. „kreativen Ideen“ oder „analytischen Fähigkeiten“] haben einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir uns nach sorgfältiger Überlegung für einen andere Person entschieden haben, der noch etwas besser auf die spezifischen Anforderungen der Position passt. Diese Entscheidung fiel uns wirklich nicht leicht, da Sie viele Qualitäten mitbringen, die wir in unserem Team sehr schätzen.

Auch wenn es diesmal nicht geklappt hat, möchten wir Sie ermutigen, sich in Zukunft erneut bei uns zu bewerben, falls eine passende Position ausgeschrieben wird. Wir würden uns sehr freuen, wieder von Ihnen zu hören.

Herzliche Grüsse

[Name und Unternehmensposition]

 

Absage nach dem Vorstellungsgespräch

Sehr geehrte/r [Vorname Nachname]

Herzlichen Dank für Ihre Bewerbung und das informative persönliche Gespräch für die Stelle [Stellentitel] . Wir treffen täglich Entscheidungen – auch solche, die uns nicht leichtfallen. Leider gehört die Entscheidung, Ihnen heute Absage abzusagen, zu diesen schwierigen Momenten. Für die ausgeschriebene Stelle haben wir uns letztlich für eine andere Person entschieden, deren Profil noch etwas besser zu den spezifischen Erfordernissen der Stelle passt und die noch mehr [fehlende Skills/Begründung der Absage] mitbringt.

Die Entscheidung ist uns nicht leicht gefallen. Ihre Bewerbung war sehr überzeugend, und wir bedauern es aufrichtig, Ihnen keine positivere Nachricht übermitteln zu können. Wir wissen, wie viel Zeit und Mühe Sie in Ihre Bewerbung und unser persönliches Gespräch investiert haben, und möchten Ihnen dafür herzlich danken. 

Sollten Sie Interesse an einem ausführlichen Feedback haben, stehen wir Ihnen gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.

Wir wünschen Ihnen für Ihren weiteren Berufsweg alles Gute und viel Erfolg.

Beste Grüsse

[Name und Unternehmensposition]

 

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