Personaleinsatzplanung

Mit einer intelligenten Personaleinsatzplanung sorgt du für den effektiven Einsatz deiner Mitarbeitenden. Welche Ansätze es gibt und was eine gelungene Personalplanung ausmacht, erhöht erfährst du hier.

 

Was versteht man unter Personaleinsatzplanung?

Personaleinsatzplanung, kurz PEP, ist ein wichtiger Bestandteil der strategischen Personalplanung. Sie bezieht sich auf die Zuweisung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu bestimmten Aufgaben oder Projekten innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, die Fähigkeiten, Qualifikationen und Ressourcen der Angestellten optimal zu nutzen, um die Unternehmensziele effizient zu erreichen. Man unterscheidet zwischen der saisonalen, der quantitativen Personaleinsatzplanung und der qualitativen Personaleinsatzplanung.

 

PEP: Diese drei Arten gibt es

 

Die qualitative Personaleinsatzplanung

Hierbei geht es darum sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden über die notwendigen Qualifikationen verfügen, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen. Dies erfordert eine kontinuierliche Analyse der Fähigkeiten sowie das Angebot passender Schulungs- und Entwicklungsmassnahmen. Eine effektive qualitative Personaleinsatzplanung trägt dazu bei, die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu steigern und die Innovationskraft des Unternehmens zu fördern.

 

Die quantitative Personaleinsatzplanung

Die quantitative Personaleinsatzplanung befasst sich mit der Anzahl der benötigten Arbeitskräfte, um die betrieblichen Anforderungen zu erfüllen. Dabei werden Faktoren wie Arbeitsvolumen, Auftragslage und geplante Projekte berücksichtigt. Eine sorgfältige quantitative Planung hilft, Personalengpässe und Überkapazitäten zu vermeiden. Um den (zukünftigen) Personalbedarf präzise zu ermitteln, werden statistische Methoden und Prognosetools eingesetzt. Erfolgreich umgesetzt, gewährleistet die quantitative PEP, dass immer ausreichend Ressourcen zur Verfügung steht, um die Betriebsabläufe und -Prozesse effizient aufrechtzuerhalten.

 

Die saisonale Personaleinsatzplanung

Die saisonale Personaleinsatzplanung ist besonders in Branchen wichtig, die saisonbedingten Schwankungen unterliegen, wie beispielsweise im Tourismus, der Landwirtschaft oder im Einzelhandel. Hierbei geht es entsprechend darum, den Personalbedarf an die saisonal bedingten Nachfragespitzen anzupassen. Eine vorausschauende Planung und die Flexibilität, schnell auf Veränderungen reagieren zu können, sind dafür unerlässlich. Durch den Einsatz von temporären Arbeitskräften oder saisonalen Aushilfen kann diese Art der Personaleinsatzplanung dazu beitragen, die Arbeitslast während Spitzenzeiten zu bewältigen und gleichzeitig die Kosten in ruhigeren Perioden zu optimieren.

 

Was zeichnet einen gelungenen Personaleinsatzplan aus?

Ein Personaleinsatzplan ist ein detailliertes Dokument, das die zeitlichen Verfügbarkeiten mit den Fachkompetenzen deiner Mitarbeiten verknüpft. Dazu sollten vorhandene Ressourcen analysiert und aktuelle sowie künftige Kapazitäten akkurat eingeschätzt werden. Folgende Elemente zeichnen einen guten Personaleinsatzplan aus:

1. Transparenz: Alle Mitarbeitenden sollten klar verstehen, wann und wo sie eingesetzt werden.
2. Flexibilität: Der Plan sollte Anpassungen ermöglichen, um auf unvorhergesehene Ereignisse oder Schwankungen jeder Art individuell und passgenau reagieren zu können.
3. Effizienz: Deine Personaleinsatzplanung sollte darauf abzielen, die Produktivität zu maximieren und Überlastungen oder Unterbesetzungen zu vermeiden.
4. Fairness: Eine gerechte Verteilung der Arbeitslast und die Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeitenden sind wichtig. Stichwort Mitarbeitendenzufriedenheit.

 

Was solltest du bei der Personaleinsatzplanung beachten?

1. Rechtliche Rahmenbedingungen: Es gibt keine gesonderten Personaleinsatzplanung-Gesetze. In der Schweiz sind die gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeit und zum Gesundheitsschutz im Arbeitsgesetz (ArG) geregelt. Diese beinhalten Regelungen zu Arbeitszeiten, Pausen, Ruhezeiten und Überstunden.
2. Qualifikationen und Fähigkeiten: Die Kompetenzen der Mitarbeitenden sollten den Anforderungen der zu erledigenden Aufgaben entsprechen. Stimmen Anforderung und Eignung einer angestellten Person nicht überein, ist es im Rahmen der PEP wichtig, den vorhandenen Arbeitsplatz anzupassen, eine geeignetere Position zu finden oder gemeinsam über eine Weiterbildung zu sprechen.
3. Verfügbarkeit: Die Verfügbarkeiten und Präferenzen der Mitarbeiter:innen sollten so weit wie möglich berücksichtigt werden.
4. Gesundheit und Sicherheit: Bei der Planung solltest du die physischen und psychischen Belastungen der Mitarbeiter:innen nicht ausser Acht lassen und ihre Gesundheit sowie ihr Wohlbefinden schützen.
5. Betriebliche Erfordernisse: Saisonale Schwankungen, Projektanforderungen, interne Veränderungen und andere betriebliche Faktoren müssen in die Personaleinsatzplanung einfliessen.

 

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