Personalplanung

Der Wandel auf dem Arbeitsmarkt ist allgegenwärtig: Für die Personalabteilung heisst das umdenken. Ein essenzieller Teilbereich der Personalarbeit ist daher die Personalplanung.

Was ist Personalplanung?

Personalplanung ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit einer Personalabteilung. Sie sorgt dafür, dass der Mitarbeiterbedarf in einem Unternehmen optimal gedeckt ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Unternehmen wirtschaftlich und effizient ist. Durch eine realistische und sinnvolle Personalplanung fällt Personalmangel schnell auf und kann behoben werden. Benötigen Mitarbeiter:innen Weiterbildungsmassnahmen, wird auch das über die Personalplanung geregelt.
Oft wird Personalplanung auch wie folgt definiert: Personalplanung ist die gedankliche Vorwegnahme zukünftiger personeller Massnahmen. Personalplanung soll dafür sorgen, dass kurz-, mittel- und langfristig die im Unternehmen benötigten Arbeitnehmer in der erforderlichen Qualität und Quantität zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort und unter Berücksichtigung der unternehmenspolitischen Ziele zur Verfügung stehen.*

Instrumente der Personalplanung

Hier unterscheidet man zwischen aktiven und passiven Instrumenten der Personalplanung: Zu den aktiven Instrumenten gehört beispielsweise das Entwickeln von Fort- und Weiterbildungsprogrammen für Ihre Mitarbeiter:innen. So können Sie gezielt daran arbeiten, spezifisches Fachwissen und Fähigkeiten in den jeweiligen Abteilungen zu etablieren. Andere wirkungsvolle Instrumente sind finanzielle Anreize, eine auf die entsprechenden Personen zugeschnittene Förderung oder Extraleistungen. Wichtig: Diese Massnahmen müssen gezielt eingesetzt werden, da es nur ein begrenztes Budget dafür gibt.
Unter passive Instrumente der Personalplanung fallen zum Beispiel das Einbinden von Mitarbeiter:innen: Diese können Stellenanzeigen auf ihren Accounts teilen oder an Programmen wie Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter teilnehmen. Zusätzlich können Sie auf eine Initiativbewerbung hinweisen - und wirken dadurch offen für neue Kräfte.

Aufgaben und Ziele der Personalplanung

Aufgaben der Personalplanung

• Optimierung des aktuellen und zukünftigen Personalbestands
• Schwerpunkt sind die Unternehmensziele, die durch die optimale Besetzung erreicht werden sollen

Oft wird die Arbeit in der Personalplanung in fünf Hauptaufgaben unterteilt:

Personalbestandsplanung: Beschreibt den Ist-Zustand und ist die Grundlage für eine akkurate Personalplanung. Der momentane Ist-Zustand wird ermittelt und mit ihm die Ressourcen aller Angestellten. Personalbedarfsplanung: Der Soll-Zustand wird definiert und es müssen quantitative als auch qualitative Veränderungen eingeplant und eingeschätzt werden.

Personalentwicklung: Hierfür wird definiert, welche Fähigkeiten bereits bei den einzelnen Mitarbeiter:innen vorhanden sind. Danach entscheidet HR, welche Arten der Weiter- oder Fortbildung von Vorteil wären. Massnahmen zu Aus- und Weiterbildungen sollen bei Mitarbeiter:innen Motivation und bessere Qualifikationen herbeiführen.

Personalbeschaffung: Ergibt die Personalbedarfsplanung, dass qualifizierte Mitarbeiter:innen fehlen, müssen Neuzugänge durch Recruiting den Weg ins Unternehmen finden. Employer Branding und Active Sourcing sind dabei wichtige Faktoren. Diese Art der Beschaffung nennt man externe Personalbeschaffung. Bei ihr geht es um die tatsächliche Bewerbersuche und ideale Besetzung offener Stellen. Hinzu kommt die interne Personalbeschaffung: Bei der internen Beschaffung handelt es sich eher um eine Verlagerung von internen Ressourcen.

Personalfreisetzungsplanung: Durch Umstrukturierungen oder Automatisierungsprozesse kommt es manchmal zu einem Personalüberschuss. Doch eine Kündigung ist nicht immer nötig. Alternativen sind Positionswechsel, Verkürzung der Arbeitszeit, Überstundenabbau, Kurzarbeit oder auch eine frühere Verabschiedung in den Ruhestand.

Ziele der Personalplanung

• Es wird der ideale Personalzustand angestrebt. Dabei sollen die Mitarbeiterzufriedenheit und Ziele des Unternehmens ebenfalls im Vordergrund stehen.
• Das Gesamtkonstrukt soll also durch eine ideale Auslastung so effizient wie möglich sein.
• Um die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu steigern, ist die Personalplanung als Teil der Unternehmensplanung unersetzlich.
• Durch eine optimale Personalplanung und Deckung der Personalanforderungen sollen Produktivität und Effizienz gesteigert werden.
• Das höchste Ziel: Das Erreichen des idealen Ist-Zustands durch ununterbrochene Optimierung.

Arten der Personalplanung

Strategische Personalplanung

• Ist-Zustand wird definiert und beurteilt und Massnahmen für das Erreichen des Soll-Zustands werden eingeleitet.
• Wichtig, um dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben und Unternehmensziele im geplanten Zeitrahmen zu erreichen.
• Sie sollten vorausschauend handeln und rechtzeitig anfangen.
• Verschaffen eines exakten Überblicks: Welche und wie viele Mitarbeiter:innen fehlen? Wo werden Weiterbildungen benötigt? Welche anderen Massnahmen wären sinnvoll?

Quantitative und qualitative Personalplanung

• Quantitative Personalplanung: Hier handelt es sich um Abgänge wie Kündigungen, Pensionierung, Elternzeit, Tod oder Arbeitsunfähigkeit. Und ausserdem um Zugänge wie Rückkehr aus Elternzeit, Krankenstand, Weiterbeschäftigung von Azubis, neue Mitarbeiter:innen usw.
• Qualitative Personalplanung: Verfügen die Mitarbeiter:innen über alle essenziellen Kompetenzen, die gefordert werden? Wird das Anforderungsprofils des Unternehmens erfüllt - oder ist der Aufbau von zusätzlichen Kompetenzen nötig?

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*https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/personalplanung-43721