Absageschreiben: Wieso hochwertige Absageschreiben so wichtig sind

Ein Absageschreiben zu verschicken und zu erhalten gehört wohl zu den unangenehmen Momenten eines Rekrutierungprozesses - sowohl für die Recruiter:innen als auch für die Bewerber:innen. Dies ist oft mit dem Gefühl der Enttäuschung seitens des Bewerbenden verbunden, doch muss sich das Unternehmen für die Person entscheiden, die sich am besten für die ausgeschriebene Stelle eignet.

Dabei geht oft vergessen, dass Bewerber und Bewerberinnen viel Zeit und Energie in ihre Bewerbung investiert haben[i]. Dennoch werden oftmals 08/15 Absageschreiben verschickt, die unpersönlich und nicht wertschätzend formuliert sind, und nicht ansatzweise die Bemühungen der Bewerbenden anerkennen.

Dabei wäre eine wertschätzende und professionelle Absage DIE Chance, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Weshalb das so ist, beantworten wir im folgenden Artikel.

 

Candidate Experience und Wertschätzung von Bewerbenden

Der Alltag eines Recruiters ist meist sehr hektisch. Von allen Seiten werden Anforderungen gestellt: Führungskräfte brauchen bei Vakanzen dringend Verstärkung, Bewerbende möchten Auskünfte zum Stand der Rekrutierung haben, es gibt zig Bewerbungen zu prüfen, mit Mitarbeitenden sollen Gespräche geführt werden usw. Im hektischen Tagesgeschäft wird dann im Detail gespart und austauschbare Standardabsagen versendet. Darunter leidet zwangsläufig die Wertschätzung der Bewerbenden. Dabei ist die individuelle Wertschätzung eines jeden Bewerbers ein wichtiger Hebel bei einer gelungenen Candidate Experience!

Einige Unternehmen halten sich noch nach wie vor an veralteten Denkmustern wie «Die Person möchte doch bei UNS arbeiten, daher muss sie sich uns anpassen und glücklich schätzen, wenn wir uns Zeit für SIE nehmen» fest und verspielen sich so die Beziehung zu ihren Bewerber:innen. Dies bestätigt u. a. die Studie von meta HR, in der lediglich 17% der Befragten (Personen mit aktuellen Bewerbungserfahrungen) angegeben haben, dass sich die Unternehmen tatsächlich mit den Bedürfnissen der Bewerbenden auseinandergesetzt haben. Leider handeln manche Unternehmen sogar noch nach dem Prinzip «Keine Antwort ist auch eine Antwort» und verspielen sich damit ihr Image als guter Arbeitgeber. Dabei geht vergessen, dass inzwischen in vielen Bereichen ein Fachkräftemangel herrscht, und sich eine schlechte Erfahrung mit einem Unternehmen schnell herumspricht.

Bewerbende teilen ihre positiven und negativen Erfahrungen mit Freunden, Familie, Bekannten und vermehrt auf Plattformen für Arbeitgeberbewertungen, wie z. B. Kununu. Diese Erfahrungsberichte sind massgebend für zukünftige Rekrutierungen, da sich Interessenten üblicherweise vor der Bewerbung ein Bild über den Arbeitgeber machen. Nicht zu vergessen sind auch die Sozialen Medien, wo sich eine schlechte Erfahrung schnell herumspricht. Wenn ein Unternehmen dafür bekannt ist, gar keine oder unpersönliche Standardabsagen zu verschicken, hat dies einen negativen Einfluss auf den Ruf des Arbeitgebers. Was sollen Bewerbende schon von einem Arbeitgeber halten, welcher sich nicht genug um die Zufriedenheit der Talente bemüht?

Zudem geht oftmals vergessen, dass Bewerbende, die momentan (noch) nicht zum Unternehmen passen, vielleicht in naher Zukunft potenzielle Kandidaten oder gar Kunden sein könnten. Daher ist es wichtig, im Sinne einer guten Candidate Experience ein professionelles und faires Absageschreiben zu verfassen.

 

Candidate Experience und Absageschreiben

Was genau ist denn eigentlich Candidate Experience? Die Candidate Experience vereint alle Erfahrungen, die ein Bewerber oder eine potenzielle Mitarbeiterin während dem gesamten Rekrutierungsprozess mit dem Unternehmen sammelt. Es ist elementar, die Candidate Experience an allen Kontaktpunkten zu überprüfen und weiterzuentwickeln, um schlechte Erfahrungen zu minimieren. Deshalb sollten Sie die Absage als äusserst wichtigen Teil der gesamten Candidate Experience betrachten.

Oft wird die Wichtigkeit von hochwertigen Absageschreiben unterschätzt. Auch wenn Sie zeitlich sehr eingespannt sind. Seien Sie sich bewusst: ein Absageschreiben tut weh und ist immer eine persönliche Enttäuschung. Doch wie heisst es so schön: «C’est le ton qui fait la musique». Ein persönlich formuliertes Schreiben mit qualitativem Feedback zeugt von Respekt und Professionalität.

 

Recruiting-Prozesse nicht optimal an Bewerber & Bewerberinnen angepasst

Umso wichtiger ist es, die Rekrutierungs-Prozesse durch ein Bewerbermanagementsystem wie beispielsweise Refline sinnvoll zu automatisieren. Damit werden Recruiter:innen in ihren repetitiven Aufgaben um bis zu 70% entlastet und können Ihre Zeit in das Wesentliche investieren. Somit bleibt auch mehr Zeit damit die Bewerbenden, ihre Zeit und ihr Engagement wertgeschätzt werden. In der E-Recruiting Lösung von Refline finden Sie zudem vorformulierte, personalisierte Absageschreiben, die Sie mit einem Klick an mehrere Personen verschicken können. Individualisiert und zeitversetzt.

Wichtig: Falls ein Bewerber oder eine Bewerberin sehr viel Zeit und Mühe investiert hat, beispielsweise nach mehreren Interviews oder einem Assessment, lohnt es sich, telefonisch abzusagen. Oder zumindest im Absageschreiben ein Telefongespräch für weitere Auskünfte anzubieten. 

 

Ein gutes Absageschreiben

Was macht also ein hochwertiges Absageschreiben aus? Die folgenden 4 Punkte fassen die wichtigsten Aspekte eines gelungenen Absageschreibens zusammen.

1. Sagen Sie Adieu zu den altbekannten Standardschreiben. Lassen Sie Ihre Bewerber:innen wissen, dass Sie sich beim Verfassen des Absageschreibens auf individuelle Punkte des Bewerbungsprozesses beziehen. Seien Sie persönlich und vermeiden Sie Floskeln.
    
2. Bei schriftlichen Bewerbungen sollten Sie auch eine schriftliche Absage erteilen. Wenn sie den Bewerber oder die Bewerberin persönlich kennengelernt haben, lohnt es sich zusätzlich persönlich abzusagen. Vereinbaren Sie dazu proaktiv ein telefonisches Feedbackgespräch mit den Kandidaten. Grundsätzlich gilt: Die Ansprechpartner sollten unmissverständlich aufgezeigt werden, damit die Bewerbenden sie bei möglichen Nachfragen kontaktieren können.
    
3. Handelt es sich bei der Bewerbung um eine Initiativbewerbung, doch Sie haben momentan keine passende Stelle für den Kandidaten? Oder haben Sie nach dem ersten Interview gemerkt, dass die Person nicht zum Unternehmen passt? Achten Sie darauf, das Absageschreiben entsprechend der Bewerbung und dem Status des Rekrutierungsprozesses anzupassen. Möglicherweise gibt es einen hervorragenden Kandidaten, doch keine freie Stelle. In diesem Fall signalisieren Sie Ihrem Interessenten die Möglichkeit der Aufnahme in den Talentpool.
    
4. Achten Sie auf einen strukturierten Aufbau des Absageschreibens. Zunächst beginnt die Absage mit der Anrede des Bewerbers oder der Bewerberin. Bedanken Sie sich direkt zu Beginn für die Bewerbung und das entgegengebrachte Interesse an dem Unternehmen und an der Stellenausschreibung. Darauf folgt (idealerweise) die Erklärung, wieso die Person nicht für die Stelle berücksichtigt werden kann. Im letzten Abschnitt der Absage bedanken Sie sich noch mal für das Interesse und die aufgebrachte Zeit und wünschen dem Bewerbenden alles Gute und viel Erfolg für die Zukunft. Zum Schluss folgen die Grussformel und die Signatur des Verfassers.

Fazit

Man kann es drehen und wenden wie man will: Alle Employer Branding Massnahmen nützen nichts, wenn die Bewerbenden keine oder eine austauschbare Absage erhalten. Deshalb lohnt es sich, Zeit in individuelle Absageschreiben zu investieren. Versetzen Sie sich in die Lage der Bewerber und Bewerberinnen und denken Sie daran, wie viel Zeit und Mühe sie in die Bewerbung gesteckt haben.

Möchten Sie sich Zeit und Mühe sparen, die Absageschreiben selbst formulieren zu müssen? In dieser kostenlosen Vorlage finden Sie praxiserprobte und bewährte Formulierungen für Absageschreiben.

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