Bewerbermanagementsystem

Bewerbungsprozesse in der modernen Arbeitswelt sind komplex. Um das Recruiting zu erleichtern und möglichst effizient zu gestalten, setzen viele Unternehmen auf Bewerbermanagementsysteme. Das Resultat ist nicht nur ein Einsparen von Ressourcen beziehungsweise Arbeitszeit, sondern auch ein übersichtlicher und transparenter Recruiting-Prozess, der sowohl Unternehmen als auch Kandidat:innen Vorteile bringt.

Bewerbermanagementsystem: Was ist das?

Den gesamten Prozess zentral organisieren – das ist, kurz zusammengefasst, die Aufgabe eines Bewerbermanagementsystems. Die jeweiligen Software-Lösungen für eine moderne Personalbeschaffung sind dafür mit verschiedenen Funktionen ausgestattet, zum Beispiel der Möglichkeit des Veröffentlichens von Stellenanzeigen via Multiposting, die Kommunikation mit den Bewerber:innen sowie innerhalb des Unternehmens, etwa zur Bewertung oder zur Organisation von Vorstellungsgesprächen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die zentrale Dokumentation sämtlicher Bewerbungen, die für eine gute Übersicht für alle Beteiligten sorgt.

Digitales Recruiting: Das sind die Vorteile

Die Vorteile des E-Recruitings liegen klar auf der Hand. Zunächst hilft es dank Vereinheitlichung und Automatisierung vieler Prozesse dabei, erheblich Zeit zu sparen. Auch die Dokumentation an zentraler Stelle unterstützt dabei, die Abläufe übersichtlich und entsprechend effizient zu gestalten. Als Ergebnis bleiben in der HR-Abteilung mehr Ressourcen für andere relevante Tätigkeiten. Zusätzlich spart ein solches System Kosten, indem beispielsweise in Zukunft nur in tatsächlich erfolgversprechenden Kanälen nach Kandidat:innen gesucht wird. Weil der Bewerbungsprozess verkürzt wird und entsprechend zeitnah neue Fachkräfte das Unternehmen bereichern, lassen sich zudem häufig durch ein Wachstum der Produktivität Kosten sparen. 
Für Unternehmen und deren HR-Abteilung ist ein Bewerbermanagementsystem also unbestritten sehr praktisch. Doch Bewerber:innen profitieren ebenfalls, weil viele Systeme diverse Möglichkeiten bieten, auch für sie den Prozess möglichst transparent zu gestalten. Besonders hervorzuheben ist hier die vereinfachte, wo sinnvoll auch automatisierte Kommunikation zwischen Unternehmen und Kandidat:in, natürlich jederzeit zu 100 Prozent datenschutzkonform.

Ist ein Bewerbermanagementsystem für jedes Unternehmen sinnvoll?

Trotz der vielen praktischen Funktionen wurde in vielen Unternehmen ein Bewerbermanagementsystem noch nicht eingeführt – aus unterschiedlichen Gründen. Die Überlegung, ob sie der jeweiligen Firma nicht entscheidende Unterstützung liefern könnte, lohnt dennoch. Kurz zusammengefasst: Ein solches System ist grundsätzlich für jede Firma sinnvoll, egal ob groß oder sehr klein. Das liegt auch daran, dass die einzelnen Funktionen von den Kunden ganz nach dem eigenen Bedarf ausgewählt werden können und sich die Software so individualisieren lässt. Als Faustregel gilt zudem: Je höher das Bewerber:innen-Aufkommen, desto sinnvoller ist eine Software-Lösung. Für einen ausgewogenen Entscheidungsprozess sollten sich Unternehmen grundsätzlich folgende Fragen stellen: Finden sich für jede Vakanz in angemessener Zeit entsprechende Fachkräfte? Und ist der gesamte Bewerbungsprozess in seiner aktuellen Form effizient? Je eher diese beiden Fragen verneint werden, desto größer ist hier der Leidensdruck. Ein Bewerbermanagementsystem kann definitiv Abhilfe schaffen und den Arbeitsaufwand merklich reduzieren – die Refline-Software beispielsweise spart hier bis zu 70 Prozent.

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