Neues Schweizer Datenschutzgesetz und Recruiting

Das neue Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) wurde 2020 vom Parlament verabschiedet und tritt voraussichtlich ab September 2023 in Kraft. Es bringt zahlreiche Neuerungen und Verschärfungen mit sich. Das hat auch massive Auswirkungen aufs Recruiting.

Denn: HR Verantwortliche sichten meist täglich Bewerbungsunterlagen. Doch der Umgang mit Bewerbungsunterlagen und den dazugehörigen persönlichen Daten kann sehr heikel sein.
Welche drei Pflichten müssen Sie als Recruiter:in in Bezug auf das neue Datenschutzgesetz unbedingt kennen? Wir erklären es Ihnen im folgenden Blogartikel. Achtung: Das neue Gesetz kennt keine Übergangsfristen!

Informationspflicht

Wenn Sie im Rahmen einer Rekrutierung Bewerbungsunterlagen einfordern, so besteht Ihrerseits eine Informationspflicht. Diese Informationspflicht wurden im neuen Datenschutzgesetz ausgebaut. So müssen Sie betroffenen Personen gewisse Pflichtinformationen über die durchgeführte Datenbeschaffung zugänglich machen. In unserer Bewerbermanagement Lösung Refline wird dies mit einer Datenschutzerklärung auf dem Bewerbungsformular gelöst. Alternativ kann die Datenschutzerklärung auch auf der Website platziert werden. Falls die Informationspflicht unterlassen wird, drohen hohe Bussen.

Löschpflicht

Bewerbungsunterlagen dürfen nicht unendlich lange aufbewahrt werden. Im Gegenteil. Sie dürfen nur zum ursprünglichen Zweck (der Stellenbesetzung) aufbewahrt werden. Wird die Stelle mit einer anderen Person oder gar nicht besetzt, so entfällt dieser Zweck. Somit sind sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich und müssen folglich zwingend anonymisiert oder gelöscht werden. Gut zu wissen: Falls Sie Bewerbungsunterlagen per E-Mail erhalten und allenfalls danach intern weiterleiten oder irgendwo ablegen, so erzeugt dies eine riesige Datenspur. Es ist in der Regel unmöglich, alle Bewerberdaten überall zum richtigen Zeitpunkt zu löschen.
Doch genau das verlangt das Datenschutzgesetz!
Mit einer E-Recruiting Lösung wie Refline sind Sie auf der sicheren Seite: Mit einem Klick archivieren Sie datenschutzkonform Bewerbungen und Stellen. Alle Löschfristen sind dabei automatisiert. Sie haben im Handumdrehen datenschutzkonforme Rekrutierungsprozesse.

Auskunftsrecht

Jede Person hat das Recht zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert werden und diese - falls nötig - löschen oder korrigieren zu lassen. Bewerberinnen und Bewerber haben Anspruch auf eine vollständige und korrekte Auskunft darüber, ob und welche Daten über sie bearbeitet werden. Dieses Auskunftsrecht zielt darauf ab, die Kontrolle über die eigenen Personendaten zu behalten. Das Gesetz gibt vor, welche Informationen mitgeteilt werden müssen.

Denken Sie daran: Das Gesetz kennt keine Übergangsfristen.

Sie wissen nun zwar, welche Veränderung auf Sie zukommen, aber sind sich unsicher, was Sie jetzt konkret tun sollen? 

Dafür haben wir die Lösung: Mit unserem Handbuch erhalten Sie alle relevanten Informationen zu den drei wichtigsten Pflichten im Recruiting in Bezug auf das neue Schweizer Datenschutzgesetz in kompakter Form sowie hilfreiche Tipps, wie Sie die neu gewonnen Erkenntnisse auch in Ihren Rekrutierungsprozess integrieren. Ihr Vorteil: Sie sparen sich die Zeit, aufwendige Gesetzestexte zu lesen. Dabei hilft Ihnen die Checkliste, die Sie im Handbuch finden.

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